Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es responsable del tratamiento

MEPER Solutions es responsable del tratamiento de datos personales. Su privacidad y confianza son muy importantes para nosotros. Por ello, queremos asegurarnos que conozca cómo salvaguardamos la integridad, confidencialidad y disponibilidad de sus datos personales, en apego a la legislación colombiana.

Con el fin de lograr sus objetivos comerciales, MEPER Solutions recibe, recolecta, utiliza, administra, analiza, segmenta, indexa, transmite, transfiere, almacena y en general procesa información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales determinadas o determinables, a la que tiene acceso en desarrollo de sus actividades.

Dentro de la información a la que MEPER Solutions tiene acceso se encuentra información de identificación (nombre, cédula, edad, género), información de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), información financiera y cualquier otra información que podrá ser obtenida en el curso y para la realización de sus actividades mercantiles.

MEPER Solutions, de conformidad con la tendencia de protección y garantía de la privacidad, la intimidad y el derecho al habeas data como un derecho constitucional autónomo e independiente, adopta medidas que garantizan la privacidad, integridad, seguridad y confidencialidad de toda información a la que tiene acceso.

2. Ámbito de aplicación

Esta política está dirigida a socios comerciales, proveedores, clientes, trabajadores, colaboradores, contratantes y, en general, a cualquier persona cuyos datos personales estén siendo o vayan a ser objeto de tratamiento por MEPER Solutions. Tiene la finalidad de describir los mecanismos y procedimientos implementados por MEPER Solutions para proteger los derechos a la privacidad, intimidad y habeas data; identificar a la persona que al interior de MEPER Solutions atenderá las consultas, preguntas, reclamos y quejas; así como el proceso y procedimiento detallado que deben seguir los titulares para ejercer sus derechos; y describir las finalidades y los tipos de tratamiento a los cuales se someterán los datos personales a los que MEPER Solutions tenga acceso como parte de sus actividades mercantiles.

Esta política se aplicará a todo tratamiento realizado dentro del territorio de la República de Colombia por MEPER Solutions, sus trabajadores y, en lo que corresponda, aquellos terceros con los que MEPER Solutions acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relacionada con el tratamiento de datos personales respecto de los cuales MEPER Solutions actúa como responsable.

La política se aplicará también a los terceros con quienes MEPER Solutions eventualmente suscriba contratos de transmisión, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán, las finalidades a las cuales se deben someter y los estándares de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el tratamiento por cuenta de MEPER Solutions.

Los titulares de los datos personales aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos de esta política de privacidad y nos autorizan a su tratamiento en los términos de esta política cuando proporcionan los datos a través de los diferentes medios.

3. Datos personales que recolectamos

Los datos personales que recolectamos en nuestra base de datos, y que son utilizados y tratados para cumplir con nuestro objeto, son:

Según el tipo de persona

• Natural: nombres y apellidos, tipo de identificación, número de identificación, género, estado civil y fecha de nacimiento.
• Jurídica: razón social, NIT, dirección, teléfono, celular, correo electrónico, país y ciudad.
• Datos del tarjetahabiente: tipo de documento, número de documento, teléfono, dirección, email, nombres, número de tarjeta, fecha de vencimiento y banco.

Según el canal o servicio

• Solicitud de cotización: nombres, apellidos, teléfonos, ciudad, dominio, proveedor de hosting, usuarios de redes sociales, usuarios de sistemas de mailing y email.
• Información de tipo de servicio: tipo de solicitud, servicios adicionales, presupuestos.
• Chat de ayuda en línea: nombre, correo electrónico y su pregunta.
• Evaluación de nuestro sitio: nombres, apellidos, email, teléfonos y ciudad.
• Solicitud de reclamación: nombres, apellidos, empresa, dirección, teléfonos, ciudad, email y comentarios.
• Reporte de problemas técnicos: nombres, apellidos, dirección, teléfonos, ciudad, email y comentarios.

Datos biométricos

Imágenes, video, audio y huellas dactilares que identifiquen o hagan identificable a nuestros clientes, usuarios o cualquier persona que ingrese, se encuentre o transite en cualquier lugar donde MEPER Solutions haya implementado dispositivos de captura de dicha información. Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores propios o contratados con proveedores, localizados en distintos países, lo cual es autorizado por nuestros clientes/usuarios al aceptar esta política.

Trabajadores y proveedores

Recolectamos información relacionada con fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, sexo, escolaridad, experiencia laboral, referencias personales, nivel y estado socioeconómico y situación financiera; estado de salud, entidades de seguridad social a las que se encuentra afiliado, antecedentes disciplinarios y judiciales; y núcleo familiar, dependientes y preferencias personales.

4. Finalidades del tratamiento

Al proporcionar sus datos personales, el titular nos autoriza a usar esta información para las finalidades señaladas en la respectiva solicitud, en concordancia con lo previsto en esta política. No procederemos a transferir o divulgar la información fuera de nuestras bases de datos, salvo que:

1. Usted nos autorice a hacerlo.
2. Sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado.
3. La utilicemos nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios.
4. Sea entregada a entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto.
5. Tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración.
6. Implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013.
7. Sea requerido o permitido por la ley, o para las finalidades desarrolladas en esta política.

Al aceptar esta política, nos autoriza a hacer tratamiento de la información recolectada con las siguientes finalidades, entre otras: sustentar la relación contractual establecida; prestar los servicios y productos ofrecidos; enviar boletines e información sobre cambios en los servicios; procesar solicitudes y realizar investigación y estadísticas de mercado; mercadear y vender nuestros productos y servicios; notificar sobre nuevos servicios relacionados; realizar actividades complementarias necesarias para la prestación del servicio; elaborar estudios de hábitos de consumo; afinar filtros de seguridad y reglas de negocio en transacciones comerciales; realizar evaluaciones periódicas de calidad; enviar información técnica, operativa y comercial; solicitar encuestas de satisfacción no obligatorias; enviar comunicaciones sobre eventos y capacitaciones; entregar información a terceros para contactos comerciales relacionados con comercio electrónico; enviar información publicitaria y ofertas comerciales; consultar y actualizar sus datos en cualquier tiempo; fortalecer la presencia institucional; gestionar relaciones con proveedores y empleados, incluida la afiliación a seguridad social, contratos, pagos, beneficios y programas de bienestar; realizar estudios de mercado y prospección comercial; gestionar medios de comunicación social y contenido editorial; desarrollar catálogos de servicios; gestionar fidelización y sanciones cuando aplique; facilitar el registro de entrada y salida de documentos; y realizar actividades con fines históricos, científicos o estadísticos.

Solo se consideran datos personales aquellos referidos a personas naturales; queda excluido cualquier tipo de persona jurídica. Partimos del hecho de que usted está legítimamente habilitado para suministrar, recibir y reenviar datos personales, y que si nos suministra información sobre un tercero (por ejemplo su cónyuge o un compañero de trabajo), cuenta con su autorización; no verificamos la veracidad, vigencia o autenticidad de esos datos, ni asumimos responsabilidad por daños derivados de la falta de veracidad, homonimia o suplantación de identidad.

La información suministrada a MEPER Solutions por sus clientes o usuarios tendrá una vigencia de hasta 10 años, contados a partir de la fecha de la última autorización otorgada por el titular. MEPER Solutions proporcionará a los usuarios los recursos técnicos adecuados para que, con carácter previo, puedan acceder a este aviso y proporcionar su consentimiento antes de que se proceda con la recolección. Todos los formularios están diseñados para que el usuario determine libre y voluntariamente si desea facilitar sus datos personales.

Cuando se trate de servicios dirigidos a menores de edad que impliquen la recolección de datos personales, MEPER Solutions solicitará siempre la conformidad de su progenitor o tutor legal. Siempre avisaremos antes de recolectar información personal, informaremos la finalidad de dicha recolección y solicitaremos su consentimiento expreso para el tratamiento, o antes de utilizar o comunicar sus datos para una finalidad distinta a la inicial.

5. Seguridad de la información

MEPER Solutions ha adoptado los niveles de seguridad de protección de datos personales legalmente requeridos, y ha instalado los medios y medidas técnicas a su alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos personales facilitados. No obstante, usted debe ser consciente de que las medidas de seguridad en internet no son inquebrantables.

Tenemos establecidas políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información cuyo objetivo es proteger y preservar su integridad, confidencialidad y disponibilidad, independientemente del medio, formato o ubicación en que se encuentre. Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse a nuestras políticas y protocolos de seguridad de la información. Todo contrato con terceros que involucre el tratamiento de datos personales incluye un acuerdo de confidencialidad.

Riesgos que debe tener en cuenta al realizar transacciones en internet

• Puede presentarse que un usuario sea engañado por correos electrónicos o servidores DNS falsos, para visitar un sitio con el mismo diseño donde sus datos sean robados; por ello es importante ingresar siempre por dominios conocidos.
• El equipo desde el cual se realiza la transacción puede tener instalado, sin conocimiento del usuario, software espía que capture lo digitado; se recomienda realizar transacciones desde equipos de confianza.
• Puede presentarse suplantación del usuario o negación de haber enviado o recibido una transacción.
• Se recomienda mantener un antivirus actualizado y activo en los equipos desde los que se realizan transacciones electrónicas.

Dado que MEPER Solutions es una agencia digital, su información personal puede ser compartida con socios comerciales y/o terceros proveedores para los mismos fines indicados en la recolección; dichas entidades están obligadas a cumplir los acuerdos de confidencialidad y transferencia correspondientes. MEPER Solutions no cede los datos personales de sus usuarios a terceros salvo que cuente con las autorizaciones debidas o medie orden judicial.

6. Sus derechos y cómo ejercerlos

Usted manifiesta haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o encargado del tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012.
6. Acceder de forma gratuita, una vez por mes, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Procedimiento para consultas

Los titulares, las personas autorizadas o causahabientes podrán consultar su información personal que repose en nuestras bases de datos, previa verificación de la legitimación para presentar la solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo; si no fuera posible, se informarán los motivos de la demora, sin superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Procedimiento para reclamos

Si considera que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierte el presunto incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo dirigido a MEPER Solutions con sus datos de identificación, la descripción de los hechos, su dirección y los documentos que quiera hacer valer como prueba. Si el reclamo resultare incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane; transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entenderá que ha desistido, conforme al artículo 17 de la Ley 1755 de 2015.

Si no somos competentes para resolver su reclamo, lo trasladaremos a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, informándole oportunamente. Una vez recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" hasta que sea decidido, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles desde su recibo; si no fuera posible, se informarán los motivos de la demora, sin superar ocho (8) días hábiles adicionales.

7. Cookies y tecnologías de rastreo

Al igual que otros sitios web, MEPER Solutions utiliza tecnologías como cookies y device fingerprinting, que permiten hacer su visita más fácil y eficiente, suministrando un servicio personalizado y reconociéndolo cuando vuelve a nuestro sitio. Las cookies son archivos de texto que un sitio web transfiere al disco duro del computador del usuario para almacenar ciertos registros y preferencias.

Los sitios web pueden permitir publicidad o funciones de terceros que envíen cookies a los computadores de los usuarios. Las cookies se asocian únicamente con un usuario anónimo y su computador, y no proporcionan por sí solas su nombre y apellidos; en muchos casos podrá navegar nuestros sitios anónimamente. Cuando accede a un sitio de MEPER Solutions se graba su dirección IP para saber qué partes del sitio visita y cuánto tiempo permanece en cada sección, sin unirla a información personal salvo que usted se haya registrado y autenticado.

Ciertas aplicaciones pueden reconocer a los usuarios después de su primer registro, sin que deban registrarse en cada visita para acceder a áreas o servicios reservados. Otros servicios requieren claves de acceso específicas o el uso de un certificado digital. Las cookies utilizadas no pueden leer archivos creados por otros proveedores; MEPER Solutions cifra los datos identificativos del usuario para mayor seguridad. Usar nuestro sitio web no requiere permitir la instalación de cookies, salvo que el servicio específico requiera registro previo.

8. Modificaciones y vigencia

Podremos modificar en cualquier momento los términos y condiciones de esta política de privacidad. Cualquier modificación se informará en la página web mediante la publicación de una versión actualizada. Las bases de datos tendrán vigencia indefinida, de conformidad con las finalidades y usos de la información.

Esta política fue modificada y publicada en nuestro sitio web el 13 de enero de 2019, y entra en vigencia a partir de su fecha de publicación.